В непростое время пандемии огромному количеству компаний пришлось перейти на дистанционную работу. В этот период эффективность команды становится во главу угла – только лишь креативностью и талантом сотрудников здесь не обойтись.
ГК "ЦИБИТ" на своём опыте убедилась, что переход на "удалёнку" позволяет бизнесу не только не падать в основных показателях, но даже расти.
Сегодня на актуальные вопросы отвечают генеральный директор ГК "ЦИБИТ" Олег Вячеславович Иванов и директор по развитию группы компаний Евгения Викторовна Колодина.
Была ли компания готова к переводу сотрудников на удалённую работу? Был ли подобный опыт ранее?
Конечно, почти каждая компания сталкивается время от времени с необходимостью нанимать удалённых работников. Однако, выстраивание работы целого коллектива в подобном ключе – задача не из лёгких. Олег Вячеславович Иванов отмечает:
- За 11 лет существования компании "ЦИБИТ" нам ни разу не приходилось прибегать к такой мере. Однако, некоторые процессы изначально строятся исключительно на дистанционных технологиях, например, обучение слушателей в Учебном центре. В данном случае трансформация не потребовалась.
В работе Евгении Викторовны Колодиной подобный опыт уже был, и во многом именно он помог при составлении плана перевода компании на "удалёнку":
- Работая в других компаниях, мне доводилось создавать структуры в регионах и, конечно, поддерживать с ними удалённую связь. В "ЦИБИТ" я развивала этот опыт в предыдущие 3 года, уходя на дистанционную работу один раз в неделю. Это позволяло сконцентрироваться, сделать все дела, на которые не хватало времени в офисе, поставить задачи сотрудникам и проверить их выполнение.
Как руководство ГК "ЦИБИТ" восприняло необходимость выстраивания нового формата? Какие были настроения в коллективе?
Каждый сотрудник ГК "ЦИБИТ" поддерживает и разделяет ценности компании и корпоративную культуру. Во время перехода на новый формат работы в коллективе постарались сохранить все принципы и стандарты внутренней коммуникации.
Олег Вячеславович Иванов:
- Переход на "удалёнку" руководством был воспринят как должное. И как способ развития.
Правильное настроение в коллективе мы поддерживаем регулярным постоянным общением руководства с сотрудниками в разных форматах. Это правило сохранилось и при переходе на жесткий карантин.
Евгения Викторовна Колодина:
- Мы стараемся поддерживать комфортную атмосферу в коллективе различными способами, в том числе устраиваем различные конкурсы. Например, каждый месяц мы определяем лучшего сотрудника – того, кто совершил какое-либо преодоление, проявил инициативу, добился роста своих достижений, и, конечно, награждаем его. В первые дни перехода на дистанционную работу мы с сотрудниками обменивались фотографиями домашних рабочих мест, делились видео своих физических тренировок, ведь домашний режим поначалу приводил к дефициту движения.
Всё это поддерживало, укрепляло дух и формировало тёплые дружеские отношения. Позже мне предложили создать видео-ролик на тему безопасного использования платежных карт. Я быстро написала сценарий и пригласила всех сотрудников принять участие в этом ролике. Каждый записал свой эпизод на телефон, и я объединила их в один клип. В результате получилось ещё одно командообразующее, объединяющее мероприятие. Ведь в этом ролике мы были все вместе!
Каким образом организовали переход на новый формат? Сколько времени потребовалось на перестраивание процессов?
Конечно, переход на дистанционную работу был поэтапным. В компании отмечают, самое главное – чётко структурировать процессы и разработать нужную документацию.
Олег Вячеславович Иванов:
- В начале карантина особое внимание мы уделили бизнес-процессам и их формальному описанию. Именно на этом этапе открыли для себя много нового.
Также мы сконцентрировались на оформлении договорных отношений с клиентом на предоставление всех наших услуг. В этой части мы добились очень хороших результатов.
Для этого пришлось ввести несколько типов внутренних документов, которые теперь позволяют оптимизировать работу и делать исполнение процесса более надежным, а работу – более прозрачной.
Евгения Викторовна Колодина:
- В середине марта мы разработали план организации удалённой работы сотрудников, который включал в себя:
- описание структуры компании;
- условия, при которых сотрудник допускается к дистанционному режиму работы;
- график и схемы коллективных коммуникаций;
- регламент взаимодействия сотрудников внутри каждого подразделения;
- регламент взаимодействия между подразделениями;
- тайминг;
- наглядные схемы бизнес-процессов и т.п.;
Перестраивание процессов было проведено быстро и "по-военному" чётко. Далее что-то корректировали, но в целом, благодаря дисциплине и по минутам расписанным графикам, а также благодаря самоотверженному труду и энтузиазму команды, удалось не только устоять в новых условиях, но и существенно продвинуться вперед в направлении развития бизнеса.
Помимо разработанного плана, для организации более эффективной работы компания взяла на себя оборудование комфортных домашних рабочих мест сотрудников, которым это потребовалась: была предоставлена необходимая оргтехника, дополнительные средства связи и даже удобная офисная мебель.
Как была организована коммуникация внутри компании?
В ГК "ЦИБИТ" делятся опытом: все стандартные планёрки и совещания с сотрудниками не претерпели изменений, кроме перехода из офисных помещений в онлайн-пространство.
Олег Вячеславович Иванов:
- Мы полностью сохранили график проведения плановых совещаний. Кроме того, добавили новые, например, "утреннее построение". Это короткое совещание, в котором принимают участие все сотрудники без исключения, а также озвучивается план проведения совещаний на день и, в случае необходимости, доводятся срочные сообщения или отмечаются знаменательные события, например, поздравление сотрудника с днём рождения или с годовщиной его выхода на работу в компанию.
Евгения Викторовна Колодина:
Для организации коммуникации мы используем современные средства связи: конференц-коллы, webinar, Google Meet, Zoom, различные мессенджеры, CRM.
Нужно отметить, каждый день в компании проходят не только совещания руководства с тем или иным подразделением по графику, но и онлайн-встречи подразделений. Так, например, 4 раза в неделю проводятся тренинги по каждой из наших услуг для отдела продаж, на которых разбираются вопросы каналов продвижения, оттачиваются знания продуктов и услуг компании, рассматриваются конкретные кейсы и рождаются новые идеи.
Каковы результаты компании по итогам перехода на удалённую работу?
Руководство ГК "ЦИБИТ" уверено: необходимость перестраивать рабочие процессы стала ещё одной точкой роста компании.
Олег Вячеславович Иванов:
То, как компания представляется своим клиентам и партнерам, является отражением организации в самом коллективе. Если внутри нет порядка, то ничем не добиться предоставления услуг высокого качества.
Нашим ответом первой волне пандемии было ужесточение требований к качеству наших услуг, к сокращению сроков их предоставления. И, думаю, что клиент это почувствовал.
Генеральному директору пришлось изменить отношение к оценке качества работы сотрудников. Если раньше нахождение сотрудника на рабочем месте уже оценивалось как показатель результативности, то теперь не важно, где находится сотрудник. Единственным критерием качества работы является эффективность и то, какого результата мы достигаем и за какое время.
Евгения Викторовна Колодина:
Нам удалось добиться интенсификации и более четкой структуризации всех процессов. В результате:
- повысилось качество предоставляемых услуг (оно и раньше было высоким, но сейчас мы его отточили до совершенства);
- мы разработали много инновационных решений, автоматизировали некоторые процессы, внедрили новые для нас инструменты и методы работы;
- повысили спрос на наши услуги;
- результатом стал рост компании – не только качественный, но и количественный: за период пандемии наш коллектив увеличился, практически каждое подразделение пополнилось новыми сотрудниками;
- мы вступили в дополнительные партнёрские программы, что позволило предоставлять нашим клиентам более широкий спектр услуг;
- особой популярностью стали пользоваться бесплатные тематические вебинары, которые наш учебный центр внедрил совместно с подразделениями и экспертами.
Кроме того, мы шире вышли в онлайн. Это повысило потребительскую лояльность наших клиентов, так как теперь один-два раза в месяц мы выступаем перед ними, даём полезные советы, делимся опытом и экспертными знаниями.
Я обратила внимание, что у меня изменилось восприятие. Общаясь дистанционно с клиентами, партнёрами, сотрудниками, я стала лучше "слышать" то, что происходит вокруг. Многое лишнее ушло на второй план. При общении глаза не отвлекаются на внешнее, и я словно внутренним взглядом вижу суть событий, чувствую малейшие изменения в речи, голосе собеседников. Мозг концентрируется на главном, реагирует на всё мгновенно, и это, действительно позволяет работать эффективнее.
Какие минусы "удалёнки" можно отметить по сравнению с привычным форматом работы?
Компания "ЦИБИТ", как и многие другие, столкнулась с необходимостью оплаты затрат на аренду офиса и на средства связи, которыми в период карантинных мер сотрудники не пользуются. Помимо этого, дополнительных ресурсов потребовал документооборот. Евгения Викторовна Колодина комментирует:
- Нам пришлось чаще пользоваться сторонними курьерами, качество работы которых оставляло желать лучшего. Однако, и в этом нашёлся положительный момент – мы перешли на электронный документооборот, что существенно интенсифицирует процессы взаимодействия с клиентами.
Что касается меня лично, я всегда и во всём вижу только плюсы. Той концентрации на работе, которой мне сейчас удалось добиться, я не имела никогда. Просто не было возможности.
Возможно, минус в том, что теперь мы постоянно "находимся" на работе… Проснулись – и уже на работе. Рабочий день закончился – а мы всё ещё на работе. Ведь и дом стал работой.
Очень многие сотрудники компаний, перешедших на удалённый режим работы, отмечают тот факт, что они стали работать в 2-3 раза больше. Со мной случилось то же самое. Тут помогает дисциплина. Необходимо отделить "домашнее" от "рабочего". Делать перерывы. Двигаться. Я, например, в обед, ходила по балкону, высоко поднимая колени, примерно по 2000 шагов. Также помог велотренажёр, да и простые домашние дела и хобби помогают переключаться.
Я нашла один несомненный плюс – мне больше не надо было тратить время на дорогу на работу и обратно! Этот драгоценный ресурс я смогла использовать во благо!
Какие новые возможности открыла для себя компания, сотрудники, руководители?
В ГК "ЦИБИТ" уверены, что в любой непростой ситуации, в любых новых условиях нужно искать возможности. Олег Вячеславович Иванов говорит о том, что именно во время пандемии компания пополнила свой коллектив новыми талантливыми сотрудниками:
- Одним из положительных факторов перехода на "удалёнку" является расширение горизонтов кадрового рынка. И это стало очевидным не только по работе нашего кадрового агентства, предоставляющего услуги подбора персонала и трудоустройства, но по собственному опыту привлечения сотрудников в коллектив группы компаний. Если раньше мы искали специалистов, проживающих в определённом радиусе от офиса, то теперь география расположения коллектива перестала иметь такое значение. Таким образом, к нам в компанию пришли высококлассные специалисты из других городов.
Евгения Викторовна Колодина:
- Добавлю, что география настолько расширилась, что к вебинарам нашего учебного центра теперь присоединяются не только жители нашей страны - мы фиксируем заходы из зарубежья.
Интересный случай: один из наших экспертов выехал в другое государство буквально перед пандемией. Позже границы были надолго закрыты, и он довольно успешно работал из-за рубежа. Подхват клиентов происходил "бесшовно", так как они даже не заметили, что специалист находится не в России. Не так давно ему удалось вернуться в Москву.
Как сегодня работает компания?
Руководство ГК "ЦИБИТ" с воодушевлением смотрит на произошедшие перемены, ведь теперь компания работает по своим новым, более высоким стандартам.
Олег Вячеславович Иванов:
- Сегодня в нашей компании более чёткая слаженная работа, жёсткие регламенты проведения мероприятий, увеличение номенклатуры и повышение качества предоставляемых услуг, что позволяет добиваться более значимых результатов.
Нашим девизом стало: "Предъявляя более жесткие требования к себе, мы помогаем соответствовать требованиям другим!"
Евгения Викторовна Колодина:
- Несмотря на пандемию, мы активно работаем, расширяемся, стремимся и достигаем новых вершин. Учимся новому!
Кстати, удалённый режим позволяет нам посещать дополнительные курсы по разным направлениям, чтобы повышать свой профессиональный уровень.
Какие наработки этого интересного опыта компания возьмёт с собой в будущее, когда необходимости в дистанционной работе уже не будет?
Олег Вячеславович Иванов, генеральный директор ГК "ЦИБИТ":
- Мир изменился настолько, что возврат в предыдущее состояние практически невозможен. Поэтому для нас будущее уже наступило. А мы будем готовиться к новым вызовам и стараться адекватно на них реагировать.
В качестве резюме мы составили несколько простых рекомендаций, как работать с дистанционными сотрудниками или даже целыми удалёнными командами:
- Внутренние коммуникации. Это самое важное. Чётко сформулируйте, каким образом, по каким каналам и в каком объёме вы будете общаться. Как будет выстраиваться взаимодействие между всеми звеньями сотрудников организации.
- Обозначьте общее видение и ценности компании. Все сотрудники должны одинаково понимать, для чего и для кого они работают, какие задачи стоят перед всей командой и перед каждым специалистом в частности.
- Создайте понятную и подробную документацию для всех сотрудников. В непредвиденной ситуации человек, работающий удалённо, всегда сможет обратиться к прописанным правилам.
- Не стесняйтесь хвалить сотрудников. Психологи отмечают: все сообщения в почте/мессенджере каждый человек читает своим "внутренним" голосом. Зачастую негатив чувствуется сильнее, а позитив может быть неверно истолкован. Поэтому не стоит стесняться хвалить сотрудников, если они этого заслужили.
Кадровое агентство "ЦИБИТ" - это эффективный подбор персонала, многолетний успешный опыт и гарантии соответствия соискателей всем запрашиваемым требованиям.